Le Cahier Des Charges Logistique

Ce document est rédigé à l'attention des entreprises souhaitant sous-traiter leur logistique.Vous trouverez ici des principes généraux qui vous guiderons dans cette rédaction comme de manière générale dans votre réflexion logistique.

Son objectif est de vous guider dans vos choix et de clarifier au mieux votre demande.

Un cahier des charges doit refléter trois aspects de votre projet:
- Votre stratégie de distribution (Marketing) : Le niveau de service en terme de délais et choix pour le client final, la zone de chalandise, le niveau de frais de port accepté par vos clients et le budget que vous souhaitez consacrer à ce poste,
- Les flux physiques générés par votre activité: Le nombre de commandes que vous réalisez ou projetez de réaliser, le nombre d'articles par commande, les dimensions de vos produits, le stock moyen dont vous aurez besoin pour fonctionner, votre fonctionnement avec vos fournisseur ...
- Les flux d'information nécessaires : Les flux actuels, les anomalies de fonctionnement dans la transmission des informations, et les schémas que vous voudriez voir mis en place, les outils à développer vers les utilisateurs, les interfaces entre les différents logiciels.

Voici maintenant les questions précédentes reprises sous la forme de liste; Il estévident que vous ne détenez pas forcément toutes les réponses, mais il est nécessaire que vous approchiez le plus possible la réalité de l'activité que vous aller générer, autant pour le prestataire, qui devra mettre en oeuvre les moyens nécessaires, avec un minimum de surprises (qui peuvent influer sur la qualité ou le prix du service rendu), que pour vous. La liste n'est pas exhaustive, mais permet de visualiser assez précisément votre activité. Les détails techniques feront l'objet d'autres question directement posées par votre prestataire.

Stratégie de distribution:
- Délais de livraison proposés aux clients, délais standards, degrés d'urgence,
- Frais de port refacturés au client, par type de délai,
- Type de client (B to B, B to C), enlèvements sur entrepôt,
- Zone de chalandise, et concentration éventuelle des clients sur la zone,
- Personnalisation des envois (étiquette ou conditionnement à votre Marque),
- Définition du barycentre idéal, du lieu où devra se trouver la base logistique,

Description des flux physiques de l'activité générale et activités annexes:
(à chaque donnée chiffrée, essayer de donner une estimation du mini/moyen/maxi), joignez des récapitulatifs d'activité, de transport,...
- Quels sont vos produits, à quelle famille appartiennent-t-ils,
- Les dimensions et poids de ces produits,
- Les contraintes de stockage liées à ces produits (température, produits dangereux, alcools,...),
- Le conditionnement de vos produits: supportent-t-ils une expédition, ou nécessitent-t-ils un sur-emballage,
- Le nombre de commandes estimé (/jour ou /mois),
- Le nombre d'articles par commande,
- Le stock moyen,
- Le nombre de références gérées,
- Le nombre de fournisseurs,
- Le nombre de réceptions attendu sur la base logistique, en colis, palettes, camions ou containers,...
- La surface allouée au stockage,
- Le nombre de personnes ( ou d'heures) attachées à cette activité
- Le détail des activités annexes : conditionnements, retours, SAV, ect...
- Les prestations spécifiques : remplissage de présentoirs, montage d'ordinateurs, ....

Description des flux d'information:
- Quels sont vos outils de prise de commande,
- Quand et comment les commandes arrivent-elles à la base logistique,
- Quelles sont les informations que vous souhaitez obtenir de cette base logistique, à quelle fréquence,
- Un interfaçage informatique avec la base logistique est-il envisageable,
- Quelles sont les informations logistiques que vous souhaitez mettre à la disposition de vos clients,
- Envisagez-vous une boutique, un intranet, un extranet, un interface ADV.

Enfin décrivez bien les différents services que vous attendez de votre prestataire, sans oublier la gestion des retours, les conditionnements, les opérations annexes qui sont souvent très consommatrices de temps, et, très important, définissez clairement l'objectif de cette sous-traitance, le timing de mise en place, la durée, et les évolutions projetées.

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